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Entrevista a Leticia Sauco, General Manager de Sach Consulting, primera empresa certificada conforme a la UNE-ISO 21500

Imagen de Mario Coquillat

Entrevista a Leticia Sauco

Según anunciamos en nuestro apartado FAQ (#FAQISO21500), hemos conseguido entrevistar a Leticia Sauco, General Manager de Sach Consulting, primera empresa que obtiene el certificado de Gestión de Proyectos conforme a la norma UNE-ISO 21500 “Directrices para la dirección y gestión de proyectos”, que concede AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación).

Agradeceros a todos los que habéis enviado preguntas para que Leticia comparta su experiencia con la comunidad del Grupo de Análisis de la ISO 21500 y conteste a todas nuestras inquietudes sobre este asunto, de gran interés, para todos aquellos que estamos involucrados en la implementación de la ISO 21500 en las organizaciones.

Para facilitar su lectura, hemos divido la entrevista en diferentes bloques, que describen cronológicamente cómo ha sido el proceso de certificación.

Decisión de ser pioneros en la certificación

¿Cómo surgió la oportunidad de participar en el proyecto piloto de AENOR?

Pedro Dubié secretario de AEDIP (Asociación Española de Dirección Integrada de Proyectos), nos propone participar en la prueba piloto de la certificación de la ISO 21500, con otras dos empresas, de mayor tamaño que la nuestra. ¿En qué consistió la propuesta? Consistía en trabajar en equipo entre tres empresas del sector (Project Management), una empresa grande, una mediana y una pequeña (que era nuestro caso), buscando la fórmula para certificar a las empresas y sus carteras de proyectos y la posibilidad de certificar un solo proyecto. Este trabajo suponía para cada empresa, destinar recursos y hacer cambios en sus procesos. Después de algunas reuniones, nos quedamos solos en la prueba. Las empresas grandes necesitan algo más de tiempo para poder implementar los cambios necesarios y poder auditar algún proyecto o parte de este. El tiempo de la prueba era corto.
Para nosotros era más fácil, ya que la duración de nuestros proyectos es más corta, y nos dimos cuenta que prácticamente nuestra forma de trabajo, alineada a la Guía del PMBOK 4ta Edición, cumplía con los requisitos de la ISO 21500.

¿Cuáles son las principales razones que os motivaron a implementar y certificaros en la ISO 21500?

No teníamos ninguna certificación y entendimos que la ISO 21500, cubría las garantías de gestión de nuestra empresa de cara al mercado.

¿Considerasteis que ser la primera empresa certificada en la norma UNE-ISO 21500:2013 os brindaría una ventaja competitiva con respecto a otras organizaciones?

Sí, al ser una empresa pequeña especializada en Retail, esto nos abriría muchas puertas de negocio, y de hecho así ha sido. La ISO 21500, nos ha ayudado a que los clientes entiendan mejor el tipo de trabajo que realizamos y cómo lo hacemos. De hecho ya tenemos clientes que han entendido nuestra metodología y están implementando parte de nuestros procesos y procedimientos en su gestión, encontrando que los mismos garantizan un mayor éxito y garantía en los resultados.

En tu opinión ¿Por qué una empresa u organización debería adoptar la norma ISO 21500?

Ante todo garantiza una correcta ejecución de todos los procesos de trabajo, alineándonos con todas aquellas organizaciones que estuviesen certificadas. La ISO 21500 facilita el trabajo de diferentes equipos y empresas en el desarrollo de un mismo proyecto.
Hemos encontrado un idioma o una forma de realizar los procesos de Project Management global para todas las empresas y todos los proyectos.

Proceso de certificación

¿En qué consiste el proceso de certificación de AENOR bajo la norma UNE-ISO 21500:2013 Directrices para la dirección y gestión de proyectos?

La Norma proporciona una descripción de alto nivel de conceptos y procesos que se considera forman parte de las buenas prácticas en la dirección y gestión de proyectos, por lo que certificarse es una garantía para el cliente en cuanto al modo en el que se están gestionando sus proyectos.

¿Qué esquemas de certificación existen y cuál fue el elegido por Sach Consulting? ¿Por qué?

Existen dos modalidades: certificar una cartera de proyectos, o certificar un proyecto en concreto. En Sach estamos certificados en la primera modalidad, ya que para nosotros es importante que el cliente tenga la garantía de que tratamos todos los proyectos por igual, siguiendo las directrices que marca la Norma. Ahora estamos en proceso de certificar un proyecto concreto, porque se trata de un proyecto singular, y el cliente está interesado en ello.

¿Cuánto tiempo empleasteis en todo el proceso de certificación incluyendo el proyecto piloto? ¿Y cuánto tiempo duró la evaluación realizada por Aenor?

El proceso completo ha durado 5 meses. La evaluación realizada por Aenor varía en función del tamaño de la empresa, de los proyectos y de su documentación. En nuestro caso, fueron dos fases de auditoría, de un día de duración cada una y con una separación de aproximadamente un mes entre ellas.

Al estar certificado por la norma española, ¿Tiene validez internacional?

Sí.

¿Cuál fue el alcance de vuestro certificado?

Nuestro certificado abarca a todos los proyectos de la empresa, porque certifica el modo en que gestionamos nuestros proyectos, de acuerdo con los estándares de la Norma.

¿Cuántos proyectos de la organización se evaluaron como parte de la certificación?

El número de proyectos que se evalúan es decisión de la persona o personas que vienen a auditar la empresa. Pero en nuestro caso, casi todos los proyectos fueron objeto de análisis en alguna de sus fases o grupos de procesos.

¿Durante cuánto tiempo (años) es válido el Certificado de Conformidad obtenido en la certificación de la UNE-ISO 21500:2013. Después de la fecha de expiración de la Certificación, ¿Es necesario realizar otra evaluación para mantener el Certificado de Conformidad?

La duración del certificado es de 3 años, pero hay que pasar una auditoria de revisión anual.

¿Cuál fue la estrategia que utilizasteis para la implementación de la ISO 21500?

La implicación de todo el equipo. Hay que tener en cuenta que el proceso de certificación tiene un impacto en la metodología de trabajo del personal de la empresa, y que son ellos los que van a realizar el mayor esfuerzo, por lo que deben entender perfectamente lo que significa la norma, lo que va a suponer en su día a día, y sobre todo las ventajas que supone, con el fin de que sea un objetivo común. Nosotros contamos con una persona certificada PMP en la empresa, que fue de gran ayuda en la transmisión de esta filosofía al resto de la empresa.

¿Qué costes internos y externos han de tenerse en cuenta como parte de la implementación y certificación de la ISO 21500?

Externos está claro que el coste de las auditorias, cuanto mejor este organizada la documentación y las personas involucradas por parte de la organización tengan acceso a la documentación que solicitaran los auditores, más rápida será, y por tanto menos tiempo se necesitará, siempre habrá un mínimo de dos días de auditoría, pero esto dependerá mucho del tamaño de la empresa y del acceso a la documentación necesaria.

En cuanto a los costes internos, creo que varían bastante, en función del tamaño de la empresa y de los recursos que tenga que asignar al proceso de certificación.

¿Cuál era la situación de partida de Sach Consulting?

La empresa ya tenía procedimientos alineados con la 4ta Edición de la Guía del PMBOK, lo que se hizo fue alinearlos con la ISO 21500.

¿Qué trabajo tuvisteis que realizar para conseguir certificaros?

Nosotros tratamos la certificación como un proyecto más dentro de nuestra cartera de proyectos, lo que facilitó en gran manera su éxito. Elaboramos una planificación y la cumplimos. En primer lugar hicimos un análisis exhaustivo de la Norma, y vimos cómo afectaba a los procedimientos con los que trabajábamos. Esto nos llevó a modificar o ampliar algunos de ellos. Después pasamos a estudiar los grupos de procesos que utilizábamos y el modo en que dejábamos constancia de ello, lo que nos hizo modificar algunos de nuestros entregables y otros documentos.

¿Disponíais de otras certificaciones como la ISO 9001?

No.

¿Facilitaron la obtención de esta nueva certificación?

Entendemos que quien tenga la ISO 9001, le facilitará en gran manera, la implementación de la ISO 21500.

¿Cuál fue el mayor reto al que os enfrentasteis durante la implementación de la ISO 21500?

Al tratarse de la prueba piloto, no existía una garantía de éxito en el proyecto. Aún no estaba claro si la certificación era posible, por lo que el mayor riesgo era dedicar un gran esfuerzo y tiempo y no obtener el resultado esperado, que era el Certificado. Pero decidimos apostar por ello, y lo conseguimos.

¿Cuáles fueron los factores que se consideraron para el éxito en la implementación y certificación de la ISO 21500?

El contar con una metodología de gestión de proyectos que ya iba en la línea de la Guía del PMBOK, y sobre todo la implicación del equipo.

Conclusiones y lecciones aprendidas después de obtener la certificación

¿Cuáles son vuestras principales lecciones aprendidas de la implementación de la norma ISO 21500?

Lo positivo que ha sido para todo el equipo haber afrontado un reto tan importante y haberlo conseguido, gracias a la unión por un objetivo común.

¿Cuáles son las principales ventajas y beneficios de haber implementado la ISO 21500?

Las ventajas en nuestro caso, las analizamos desde 4 puntos de vista:

1 EL EQUIPO

•Una mejor definición del rol de cada persona
•Lenguaje común
•Optimización del trabajo
•Menor margen de error
•Una mayor unión equipo-empresa

Al involucrar a todo el personal de la empresa y todos los departamentos, conseguimos que el trabajo se realice con mayor seguridad y eficiencia, con lo que conseguimos una mayor eficacia en los resultados.

2 CLIENTES

•Obtenemos un certificado que garantiza un estándar de trabajo
•Minimizar los riesgos
•Claridad de nuestro trabajo

3 PROVEEDORES

•Unificación de la metodología de trabajo
•Comunicación similar con todos
•Minimización de los errores

4 EMPRESA

•Prestigio
•Saber hacerlo fácil
•Consolidación
•Open Mind
•Gestionar cualquier tipo de proyecto.
•Ampliación de la cartera de clientes
•Ampliación del tipo de Servicios y Alcance

¿La implementación de la ISO 21500 ha contribuido a incrementar la capacidad y desempeño de la organización con respecto a la dirección y gestión de sus proyectos?

Sí, mucho.

¿Ha contribuido la certificación en la estandarización de las prácticas y procesos de dirección y gestión de proyectos de la organización?

Por supuesto. Una de las principales ventajas de la certificación es precisamente la estandarización de los procesos, que se traduce en optimización del tiempo y de los recursos de la empresa. La utilización de un lenguaje común asegura un mayor entendimiento de los roles de las personas implicadas en el proyecto, y una mayor rapidez en la ejecución de las acciones.

¿Qué recomendaciones podéis compartir a las empresas y organizaciones que están considerando implementar la norma ISO 21500?

Hasta ahora tan solo se podían certificar las personas que trabajaban en las organizaciones de Project Management. A partir de la ISO 21500 ya es posible que las empresas puedan ser certificadas. Esta certificación hoy por hoy consigue que aquellas empresas que la obtengan, de cara al mercado y a los clientes, desarrollen su trabajo con las garantías suficientes para que los proyectos sean de éxito.

¿Y si no contaran con procesos de dirección y gestión de proyectos establecidos ni documentados y estuvieran considerando adoptar la ISO 21500?

Que no lo duden, aunque les supondrá algo más de esfuerzo, al tener que desarrollar un mayor trabajo previo creando toda la documentación y procesos necesarios para conseguir certificar su cartera de proyectos de acuerdo a la ISO 21500.

En este momento ¿Qué tan satisfecha está la organización de haber adoptado la norma ISO 21500?

Ha sido un trabajo duro para toda la organización, pero los resultados hablan por sí solos. Hemos diversificado el tipo de proyectos en los que trabajamos, en estos momentos nos vemos involucrados en proyectos de IT, en proyectos hoteleros e incluso estamos desarrollando la implementación de metodologías BIM en varias empresas.

Contar con Directores de Proyectos certificados (por ejemplo como PMP), ¿Puede ser un factor clave durante la implementación y certificación de la norma ISO 21500?

Por supuesto, es necesario contar con profesionales certificados PMP o PRINCE2, dentro de cada empresa, tanto para llevar a cabo el proceso de certificación, como para desarrollar los posteriores proyectos una vez obtenida la certificación ISO 21500 por la empresa. En nuestro caso el director de este proyecto, porque así hemos tratado la certificación, era PMP y ha sido clave para el éxito.

Aquellos profesionales con la certificación PMP fortalecen a las empresas de cara a los clientes, los cuales en numerosas ocasiones nos solicitan que el director de proyecto sea PMP. Por supuesto que las empresas con la certificación ISO 21500 y estos profesionales en su organización serán más competitivos de cara a la obtención de nuevos proyectos como para conseguir que los proyectos llevados a cabo sean garantía de éxito.

SACH CONSULTING & SERVICES (http://www.sachconsulting.com)
Sach Consulting & Services fue creada en el 2001, como entidad privada. Sach Consulting & Services, es una empresa con amplia experiencia, en consultoría, gestión parcial de proyectos y gestión de proyectos llave en mano. Gracias al uso de la innovación tecnológica, un pensamiento creativo, y nuestra metodología especialmente diseñada y enfocada a la satisfacción del cliente nos permiten realizar proyectos con la máxima calidad, cumpliendo los plazos y consiguiendo así un gran ahorro económico.
Sach Consulting está focalizada en las áreas de Gestión de Proyectos (Project Management), Arquitectura & Planificación Servicios Ambientales y Sostenibilidad. Nuestra cartera de clientes nacionales e internacionales nos ha permitido desarrollar una metodología enfocada a la satisfacción del cliente, que aporta un valor añadido tangible tanto para el sector público, como privado.
Desde la creación de nuestra empresa muchas cosas han cambiado y evolucionado con nosotros. Pero lo más esencial, el compromiso con nuestro cliente, permanece inalterable, ofreciéndole un servicio altamente personalizado basado en la calidad y la confianza. Este es nuestro eslogan y el que nos ha venido acompañando siempre en nuestras actuaciones.

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Comentarios

Imagen de jmgonzalez

Buenas tardes;

Me parece un gran avance la posibilidad de certificar empresas en Dirección y Gestión de Proyectos de acuerdo a la norma ISO 21500. Pero no me ha quedado claro si se certifica a empresas o a proyectos de las mismas; puesto que no es lo mismo.

Evidentemente es diferente certificar a una empresa por un período de 3 años a certificar un proyecto o cartera de proyectos, que pueden tener un plazo muy inferior a esos 3 años.

Saludos;

José Manuel González

Imagen de Mario Coquillat

Buenos días José Manuel

He solicitado a Aenor permiso para colgar una presentación que realizaron en uno de los cursos que impartí sobre ISO 21500.

En ella se detalla el proceso de certificación y espero aclare tus dudas.

En cualquier caso, indicar que lo realizado con Sach Consulting ha sido un proyecto piloto con una sola empresa y en este caso de las tres planteadas la de menor tamaño.

Con esto quiero decir, que en la medida que se vayan certificando empresas más grandes y con una mayor casuistica, es más que probable que la certificación adopte alguna variación para adaptarse a las necesidades de dichas empresas.

Estamos al inicio del camino, aún queda mucho por andar.

Mario Coquillat, PMP, PMI-RMP
Cofundador del Grupo de Análisis de la ISO 21500

Imagen de Mario Coquillat

He adjuntado como adelanté, el documento de Aenor que explica el nuevo esquema de certificación para la nueva UNE-ISO 21500: 2013.

Para dudas concretas sobre el mismo recomiendo dirigirse a la Dirección de Desarrollo de Aenor, si bien desde el Grupo de Análisis de la ISO 21500 trataremos de responder cualquier duda o servir de apoyo al respecto.

Mario Coquillat, PMP, PMI-RMP
Cofundador del Grupo de Análisis de la ISO 21500

Imagen de Lorenzo Armenta Fonseca

Mario, muchas gracias por esta información.

Nos será de gran utilidad.

Lorenzo Armenta Fonseca
Email: lorenzo.armenta@e-processmexico.com
Twitter: @lorenzo_kila
Skype: lorenzo.armenta
LinkedIn: /in/lorenzoarmenta

Imagen de Mario Coquillat

Para aquellos que estéis interesados en conocer con más detalle la certificación que ha diseñado Aenor os invito a que asistáis a la jornada informativa que han organizado el próximo 10/10 en Sevilla.

He subido el programa como archivo adjunto del artículo y os adjunto enlace para inscribiros en la página de Projectatio Management Consulting, uno de los participantes en este evento.

http://projectatio-actua.blogspot.com.es/2013/09/131010-jornada-de-aenor...

Mario Coquillat, PMP, PMI-RMP
Cofundador del Grupo de Análisis de la ISO 21500



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Article | by Dr. Radut