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Navegando por la Norma ISO 21500:2013

Imagen de Maria del Acebo Sanchez-Macián
José Barato, PMP Autor del Artículo "Navegando por la Norma ISO 21500:2013"

Articulo realizado por Jose Barato, PMP

A finales del año pasado impartí un curso titulado “Introducción práctica a la norma ISO 21500”. En este artículo quiero compartir con ustedes un subproducto de aquel curso. Se trata de un fichero PDF con 40 diapositivas. Pueden descargarlo desde mi carpeta de Google Drive en el enlace: http://goo.gl/bkNta8

Aunque pueden visualizarlo directamente en Google Drive, les aconsejo que se descarguen el fichero en su ordenador antes de abrirlo. Este fichero les permitirá navegar por los 10 grupos de materias y los 39 procesos que se describen en la norma UNE-ISO 21500:2013 Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos. Pulsando en las cajas de los diagramas, que representan procesos o grupos de procesos, podrán obtener una visión dinámica de los procesos, sus detalles y sus dependencias. Espero que les resulte de utilidad.

Si prefieren la versión en inglés de la norma ISO 21500:2012 Guidance on Project Management, pueden descargarse otro fichero equivalente en inglés en el enlace: http://goo.gl/g1ECqm

Este material lo he preparado yo mismo, y su distribución es libre y gratuita.

Esta forma de representar los procesos está basada en un estándar de modelado de procesos llamado IDEF0. IDEF0 es un método sencillo de especificación formal de procesos, que permite la descomposición de procesos en actividades o tareas, a través de un análisis descendente (top-down). Yo ya utilizaba esta misma forma de representar los procesos para el estándar PMBOK®. En el enlace http://goo.gl/XQeIeB puede descargar un fichero PDF titulado “Navegador de la Guía del PMBOK”.

Una gran ventaja de ISO 21500 frente a PMBOK®, muy importante para mí personalmente, es que los procesos de esta norma se representan mejor. En ISO 21500 no es necesario usar flechas para las técnicas y herramientas, y también hay muchas menos entradas y salidas (208 en ISO 21500 frente a las 409 de la Guía del PMBOK®). Hay otras diferencias introducidas por ISO para fomentar la difusión y el cumplimiento (p.ej.: no se describen las herramientas y técnicas, hay 8 procesos menos y la mitad de entradas y salidas).

Por otro lado he observado algunas “innovaciones” que me parecen muy acertadas, por ejemplo:

1. Hay un proceso en inicio para establecer el equipo del proyecto: Una razón para no aprobar un proyecto puede ser que no haya equipo para ejecutarlo.

2. Estimar los recursos no es una actividad del área de tiempos, sino del área de recursos: En la Guía del PMBOK® se obtiene esta información en el proceso 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades, lógico porque el número de recursos influye directamente en la estimación de las duraciones, pero estimar los recursos tiene más implicaciones y bien merece un monográfico.

3. Definir las actividades es un proceso del área de alcance, no de tiempos: En el proceso 6.2 Definir las Actividades de la Guía del PMBOK® tenemos la misma información, pero ciertamente es una actividad muy próxima a descomponer los esfuerzos, y aún no hablamos de fechas.

4. Se introduce un nuevo proceso para tratar los riesgos, en ejecución: Muy acertado explicitar que los riesgos se “ejecutan”. Hay que implementar los planes de respuesta y vigilar si se aproxima la materialización, si han caducado, etc., actividades más o menos mecánicas que encajan mejor en ejecución que en control.

5. Se introduce la gestión de recursos materiales (además de recursos humanos).

6. Controlar los contratos incluye cerrarlos.

7. Nuevo proceso para recopilar lecciones aprendidas.

Después de estudiar ambos estándares, mi conclusión es que ambos son muy similares y totalmente compatibles. Cualquier profesional que tenga claros los fundamentos de la gestión de proyectos (no hace falta que sea PMP) podrá usar con efectividad cualquiera de estos marcos de gestión en sus proyectos. Por muy especializado que sea el sector de actividad de la organización ejecutora, los marcos de gestión sirven para identificar qué gestionar (no cómo hay que gestionar: para eso están las metodologías). Por suerte para los profesionales, los marcos de PMI e ISO se parecen extraordinariamente. Esta estructura de gestión es muy útil conocerla y dominarla en profundidad. Al menos, facilitará que hablemos un mismo lenguaje.

Para mí es muy decepcionante cuando un Director de Proyectos se opone a usar estos marcos argumentando, por ejemplo, que el desarrollo de software es diferente, o su empresa es diferente. etc. Todo lo que necesita un Director de Proyectos ya está inventado. ¡No reinventemos la rueda! 

Jose Barato es el Director de PMPeople, empresa especializada en formación, consultoría y gestión de proyectos. Desde 2009, participa en el proyecto opensource TALAIA OpenPPM, consistente en la creación, difusión y servicio sobre un producto de software libre para gestionar proyectos, programas y portfolios consistente con los estándares de PMI.

Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad Politécnica de Madrid. Certificado PMP® desde 2003 y PMI-ACPSM en julio de 2013. Tiene más de 20 años de experiencia en Gestión de Proyectos y Consultoría de TI.

Vicepresidente y miembro fundador de la asociación PM-IB (Project Management Illes Balears). Miembro de la Junta Directiva de PMI Madrid. Autor de los libros El Director de Proyectos, a examen y Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz y del blog Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz, cuenta con una amplia experiencia impartiendo cursos en gestión de proyectos.

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Article | by Dr. Radut